منابع پایان نامه ارشد با موضوع دفاتر اسناد رسمی و نیروی انسانی

دانلود پایان نامه

4-4-1- راهبردهای ثبت نوین در دفاتر اسناد رسمی و تاثیر آن بر قضا زدائی
4-4-1-1- دریافت استعلامات دفاتر رسمی بصورت سیستمی
با توجه به اینکه در سیستم سنتی، اخذ پاسخ استعلامات از ادارات ثبت بصورت دستی انجام می گرفت، طی مراحل صدور استعلام از دفترخانه تا اخذ پاسخ استعلام از واحد ثبتی محل، بعضا شاهد چالشهایی بودیم که با راه اندازی سیستم ثبت نوین بسیاری از چالشها و راههای سو استفاده در این باب بسته شده است. به تفصیل به شرح آن می پردازیم.
4-4-1-1-1- جلو گیری از جعل
با توجه به اینکه سابقا دفاتر اسناد رسمی که قصد تنظیم سند را داشتند، نسبت به ارسال استعلام به توسط نماینده دفتر خانه به ثبت محل اقدام و پس از صدور پاسخ استعلام از سوی واحد ثبتی، پاسخ مزبور بدون اشاره به جریان ثبتی مالکیت و صرفا با اشاره به موارد عدم وجود بازداشت و بندز صادر و ممهور به مهر مسئول بازداشت ثبت،و به دفتر خانه اسناد رسمی ارسال می گردید و امکان سوء استفاده و دست بردن وجعل مندرجات پاسخ ارسالی و یا جعل امضاء و مهر مربوطه وجود داشت. چه بسیار پرونده هایی که علی رغم بازداشت بودن پلاک ثبتی،مطابق دفاتر املاک بازداشتی ثبت، با جعل پاسخ استعلام، نزد دفاتر اسناد رسمی، موضوع نقل وانتقال ویا ترهین قرار می گرفتند و از این ره آورد دعاوی زیادی نزد مراجع قضائی بر علیه ادارات ثبت و دفاتر اسناد رسمی طرح می گردید، درحال حاضر چنانچه در فصول قبل به آن پرداختیم، پاسخ استعلامات از طریق سامانه الکترونیک صادر می گردد. بدین نحو که در اسناد رسمی پس از ارائه مدارک مثبته مالکیت ازسوی معامل نسبت به ارسال استعلام از طریق سامانه اقدام و پس از بررسی بانک جامع املاک پاسخ استعلام، توسط واحد ثبتی تائید و بصورت پورتالی به دفاتر اسناد رسمی ارسال می گردد. با حذف رویه دستی صدورپاسخ استعلام و عدم دخالت واسطه طی این مراحل بحث جعل و سوءاستفاده های احتمالی، منتفی و بالطبع از حدوث دعاوی و تشکیل پرونده های قضائی که منشاء آن به شرح قبل بیان شد، منتفی گردیده است. می توان مصداق مزبور را از مصادیق قضا زدائی ثبت نوین دانست.
4-4-1-1-2- جلوگیری از ارتشاء
از آنجائیکه نماینده دفتر خانه اسناد رسمی، بعنوان یک شخص ثابت برای مدت طولانی نسبت به انجام امورات محوله، بعنوان رابط دفاتر اسناد رسمی و ادارات ثبت انجام فعالیت می نمود، این امکان وجود داشت که بدلیل ایجاد روابط خاص وبعضا صمیمی با کارمندان ثبت، و جهت تحقق اخذ پاسخ استعلام دستی و تسریع امور مبادرت به برقراری روابط مالی و پرداخت رشوه می کرد. این امر فساداداری به دنبال داشت و چه بسا پرونده هایی مبنی بر اتهام اخذ رشوه، برای راشی و مرتشی نزد محاکم قضایی در اینمورد مفتوح می گشت. با برقراری سامانه پاسخ الکترونیک استعلامات در حال حاضر دیگر نیازی به ارسال پاسخ فیزیکی به دفترخانه اسناد رسمی وجود ندارد. فلذا مسلما بحث ارتشا بدین صورت که بیان گردید منتفی و شاهد روابط اداری سالم خواهیم بود در نتیجه از تشکیل و ورود پرونده های قضائی با اتهام ارتشاء از این حیث جلوگیری گردیده است.
4-4-1-1-3- جلوگیری از دعاوی و طرح شکایت علیه سازمان ثبت و دفاتر اسناد رسمی
در سیستم سنتی پاسخ استعلامات که پاسخ استعلام پلاک ثبتی صرفا با استناد به بررسی پرونده های ثبتی صادر می گردید، با توجه به حجم بالای استعلامات ارسالی از ناحیه دفاتر اسناد رسمی و از طرفی کمبود منابع نیروی انسانی در سازمان ثبت که از مشکلات عمده سازمان ثبت طی چند سال اخیر می باشد، پروسه روند صدور پاسخ استعلام از سوی اداره ثبت بعضا با تاخیر زیاد انجام می گرفت. از طرفی مراودات حقوقی اشخاص (متعاملین) بدلیل زمان بر بودن صدور پاسخ استعلامات سه گانه، علاوه بر پاسخ استعلامثبت، اخذ پاسخ استعلام دیگر ادارات را نیز لازم می داشت، دچار وقفه و بعضا سبب ضرر و ورود خسارات مالی به اشخاص می گردید. در نتیجه منشاء طرح دعاوی علیه ادارات ثبت و نیز دفاتر اسناد رسمی به جهت عدم تنظیم سند در موعد مقرر مد نظر متعاملین می گردید، می شد. با راه اندازی سامانه پورتالی صدور پاسخ استعلامات بصورت الکترونیک، پاسخ استعلام ثبت در کمترین زمان ممکن و کمتر از 24ساعت به دفترخانه اسناد رسمی ارسال می گردد. که در عمل باعث رضایت مندی بیشتر اربابان رجوع و حذف منشاء طرح شکایت قضائی از این حیث گردیده است.
4-4-1-2- ثبت خلاصه معاملات بصورت الکترونیکی
با توجه به اینکه در سیستم سنتی، دفترخانه اسناد رسمی ملزم بود برابر قانون پس از تنظیم اسناد، خلاصه معامله را به توسط نماینده دفترخانه ظرف مدت پنج روز از تاریخ تنظیم سند به جهت ثبت در دفتر املاک به اداره ثبت محل ارسال نمایند. از طرفی ادارات ثبت نیز به محض وصول خلاصه معامله مزبور مکلف بودند، ظرف مدت بیست و چهار ساعت نسبت به تحریر و ثبت خلاصه معامله در دفاتر املاک اقدام نمایند. طی این پروسه بعضا بنا به دلایلی که در زیر به آن خواهیم پرداخت، آسیب ها و چالشهایی مشاهده می گردید.که امکان طرح دعاوی قضائی را میسر می ساخت.
4-4-1-2-1- کاهش زمینه جعل
در سیستم سنتی تنظیم اسناد نزد دفاتر اسناد رسمی دفترخانه، پس از تنظیم سند نسبت به تحریر سند در سه نسخه اقدام که یک نسخه مخصوص اداره ثبت، یک نسخه مخصوص متعامل و یکی دیگر به جهت نگهداری در سوابق دفترخانه لازم می بود. سردفتر پس از تنظیم سند و ثبت در دفاتر مربوطه خلاصه معاملات سه گانه مزبور را که ممهور و ممضی به امضاء خود و شخص دفتریار دفترخانه و متعاملین بود، صادر می کرد. و نماینده دفترخانه موظف بود خلاصه معامله مخصوص اداره ثبت را ظرف مدت پنج روز از تاریخ تنظیم سند به ثبت محل تحویل نماید. که با توجه به دخیل بودن نیروی انسانی در این تحویل و تثبیت امکان تغییر مفاد و مندرجات سند رسمی وجود داشت که بعضا خلاصه معامله ای که ثبت دفتر املاک می گردید تفاوت فاحشی با آنچه که مد نظر متعاملین بوده داشته و منجر به ثبت معامله جعلی توسط سود جویانی که از این مسیر دارای منافعی بودن می گردید. اکنون با دستور العمل ثبت آنی معاملات که از سوی سازمان ثبت اسناد با هماهنگی کانون سردفتران و دفتریاران تهیه و بدین منظور مورد استفاده قرار میگیرد به محض تنظیم سند نزد دفترخانه اسناد رسمی و وقوع معامله سردفتر خلاصه معامله مزبور را بصورت آنلاین در بانک جامع املاک سازمان ثبت قرار می دهد. با توجه به شناسای یکتای معامله مذبور که ثبت سیستم شده و کد رهگیری اعلامی از سوی سیستم؛ معاملات بصورت آنی و مطابق با واقع توسط شخص حقوقی مسئول ( سردفتر ) در بانک جامع املاک قرار می گیرد. در نتیجه امکان ثبت خلاصه معامله جعلی منتفی و ازطرح دعاوی در این باب جلوگیری خواهد گردید.
4-4-1-2-2-سرعت در تحویل و تثبیت خلاصه معاملات
با توجه به رویه دستی ارسال و ثبت خلاصه معاملات در دفتر املاک بعضا مشاهده می گردید خلاصه معامله ارسالی از ناحیه دفاتر اسناد رسمی به توسط نماینده دفترخانه تحویل اداره ثبت نمی گردید. ویا اینکه خلاصه معامله تحویلی به اداره به دلیل قصور کارمند ثبت در دفتر املاک ثبت نگردیده بود. که علی رغم انتقال و تنظیم سند نزد دفترخانه اسناد رسمی و خروج مالکیت از ید معامل، مالکیت متعامل قابل رَصَد و رویت نبود. وبا عنایت به مفاد ماده 22قانون ثبت که مالکیت بایستی طبق دفاتر املاک محرز و قابل اثبات باشد، در زمان پاسخ استعلامات مراجع قضائی و دیگر نهادها مالک با پاسخ منفی مالکیت خود مواجه می گردید. با پیاده سازی سامانه ثبت خلاصه معاملات آنی از آسیب های مزبور به نحو چشم گیری کاسته خواهد شد. که باعث بهبود روند و تسریع رسیدگی به پرونده های دعاوی ملکی نزد دادگاه با دستیابی به مالکیت بانک جامع املاک از سوی مراجع ذیصلاح خواهد گردید.
4-4-1-2-3- عدم اشتباه در تنظیم اسناد
بعضا مشاهده می گردید دفترخانه در زمان تنظیم سند دچار اشتباه گردیده، که این اشتباه خود را به دو شکل نشان می داد. اول اشتباه دفترخانه در نوع سند و دوم اشتباه دفترخانه در مفاد و مندرجات سند و یا اینکه خلاصه معامله ارسالی به نحو صحیح به اداره ثبت واصل می گردید. اما در زمان ثبت در دفتر املاک به دلیل اشتباه متصدی مربوطه، خلاصه معامله در صفحه ای نا مربوط ثبت می گردید. و از طرفی چنانچه سند در دفتر املاک ثبت گردد و این ثبت به دلیل هر یک از اشتباهات سه گانه فوق باشد، به جهت اصلاح چنانچه قصد تنظیم سند اصلاحی از سوی دفترخانه وجود داشته باشد و متعاملین حضور نداشته باشند و یا اینکه سند اشتباه در دفتر املاک دیگری به غیر از صفحه و دفتر مربوط به خود ثبت گردیده باشد. ابتدا بایستی موضوع وقوع اشتباه به اطلاع هیئت نظارت که در محل ثبت استان مستقر است، برسد. وپس از دستور هیئت مزبور نسبت به رفع ایراد اقدام گردد ( ماده 25 اصلاحی قانون ثبت). هیات نظارت با داشتن یک عضو قضائی ارشد، نهادی شبه قضائی محسوب و پرونده های ارجاعی از ادارات ثبت سطح استان به هیئت مزبور بنا به دلایلی به شرح فوق زیاد می باشد. عملا در حال حاضر که سیستم ثبت آنی معاملات راه اندازی گردیده است، امکان بروز خطا و اشتباه به دلیل حذف رویه تحریری اسناد و صرفا ثبت معامله از طریق پورتال در بانک جامع املاک، به حداقل ممکن کاهش یافته است. می توان گفت در روند کاهش ورود پرونده های ثبتی به هیئت نظارت قضا زدایی گردیده است.
4-4-1-3- جلوگیری از سوءاستفاده های احتمالی در دریافت اوراق بهادار
در سیستم سنتی که در حال منسوخ شدن است دفترخانه اسناد رسمی موظف بود معاملات و اسناد خودرا در اوراق متحدالشکل چاپ شده ازسوی سازمانثبت که به اوراق بهادار معروف بودند (بدلیل درج بهای دولتی بر روی اوراق) ثبت نمایند. اما درحال حاضر با توجه به دستور العمل ثبت پورتالی معاملات، نیازی به دریافت فیزیکی اوراق مزبور و ثبت معاملات در آنها نمی باشد و قابلیت سیستم به نحوی طراحی گردیده است که دفترخانه باتوجه به نیاز خود اوراق مزبور را از سیستم دریافت می دارد. یکی از محاسن استفاده و دریافت اسناد رسمی از طریق پورتال سازمان ثبت عدم سرقت اوراق می باشد. جاعلین برای نیل به اهدافشان اقدام به سرقت اوراق مزبور به جهت درج مفاد مورد نظر خود به صورت غیر واقع می کردند. بعضا اوراق بهادار که تحویل نماینده دفتر خانه گردیده بود و به جهت ارسال به دفترخانه نزد وی قرارمیگرفت، مورد سرقت قرار می گرفتند و یا اینکه اوراق از محل دفترخانه تحویل گیرنده به سرقت میرفت ویا از محل انبارادارات ثبت اوراق مزبور ربوده می شد. در هر سه حالت نتیجه ای که این سرقت ها بدنبال داشت رواج و شیوع اسناد جعلی و کلاهبرداری های ملکی در سطح جامعه بود که حجم زیادی از پرونده های قضائی به این دلیل تشکیل و تحت رسیدگی می باشد. با صدور دستورالعمل ثبت معاملات پورتالی قابلیت سیستم به نحوی طراحی گردیده که سر دفتر متناسب با تنظیم سند بتواند اوراق لازم را از سیستم اخذ و معامله مزبور را در آنها درج نماید فلذا دریافت حجمی اوراق توسط دفتر اسناد رسمی دیگر لزوم و محمل قانونی ندارد. بدینوسیله ثبت نوین توانست در زمینه جلو گیری از جعل اسناد با استفاده از اوراق بهادار گام موثری برداشته و قضا زدائی نماید.
4-4-2- راهبردهای ثبت نوین در ادارات ثبت و تاثیر بر قضا زدائی
با توجه به دستورالعمل های ثبت نوین برابر ماده 19 آئین نامه حدود و وظایف و تشکیلات کاداستر در مورد تقاضای تفکیک وافراز املاک مذکور در ماده 156قانون ثبت و تحدید حدود املاک مجاور و همچنین در دعاوی مطروحه نزد مراجع قضائی، رفع اختلاف حدود نقشه کاداستر ملاک عمل خواهد بود.
برابر ماده 21 آئین نامه مزبور انجام عملیات کاداستر در هر منطقه ثبتی در کلیه دعاوی ملکی وامور ثبتی، نقشه ها و اطلاعات کاداستر جایگزین روش سنتی ثبت می گردد.