منابع پایان نامه ارشد با موضوع دفاتر اسناد رسمی و محدودیت زمانی

دانلود پایان نامه

5 – با توجه به فاصله مکانی دفترخانه اسناد رسمی با ثبت محلواز طرفی محدودیت زمانی موجود در ساعت اداری و نیز حجم بالای صدور پاسخ استعلامات وصول پاسخ استعلام از ثبت محل بعضاً به دلیل طولانی شدن روند ارسال استعلام تا پاسخ استعلام زمان زیادی به خود اختصاص می داد. که طولانی شدن پروسه استعلام علاوه بر ایجاد بستر لازم به جهت سوء استفاده های احتمالی، نارضایتی ارباب رجوع را بدنبال داشت. در حال حاضر پاسخ استعلامات بصورت پورتالی انجام می پذیرد و تا حدود زیادی از این مشکلات کاسته شده است. اطمینان خاطر بیشتری نسبت به ارسال پاسخ استعلام املاک و به تبع آن خلاصه معاملات دفاتر اسناد رسمی ایجاد شده است.
4-2-1- مزایای ارسال خلاصه معاملات با استفاده ازسیستم الکترونیکی
4-2-1-1- جلوگیری از جعل و معدوم شدن خلاصه معاملات
از آنجایی که سابقاً دفتر خانه اسناد رسمی پس از تنظیم سند موظف بود معامله را به جهت ثبت دفتر املاک ضمن ارسال خلاصه معامله (فرم های چاپی خاص که توسط سازمان ثبت در اختیار دفترخانه قرار می گرفت. ) به اطلاع اداره ثبت محل برساند. خلاصه معامله مزبور به توسط نماینده دفترخانه به صورت دستی به ثبت محل ارسال می گردید. مشکلات عدیده ای از جمله سرقت، آتش سوزی، مفقود و مخدوش شدن و نیز جعل خلاصه معامله ارسالی به چشم می خورد که با صدور دستورالعمل ثبت معاملات بصورت سیستمی در حال حاضر عمده مشکلات مزبور مرتفع گردیده است.
4-2-1-2- ارسال آنی خلاصه معاملات
دفاتر اسناد رسمی مکلفند پس از تنظیم سند خلاصه معامله مربوط را به جهت ثبت دفتر املاک تا مدت پنج روز از تاریخ تنظیم سند به ثبت محل ارسال و اداره ثبت ( دفتر املاک ) مکلف است پس از وصول خلاصه معامله مزبور در مدت بیست و چهار ساعت نسبت به ثبت خلاصه معامله ارسالی در دفاتر املاک مربوط اقدام نمایند. با توجه به حجم بالای کارونیز تنوع امور ثبتی روزمره در دفتر املاک ویا تأخیر در ارسال از سوی دفترخانه بعضاً خلاصه معاملات تنظیمی دفاتر اسناد رسمی در دفاتر املاک ثبت نمی گردیدند. که پس از صدور دستور العمل ثبت خلاصه معاملات پورتالی دفترخانه اسناد رسمی موظف است، پس از تنظیم سند خلاصه مربوطه را پیرو پاسخ استعلام صادره بصورت پورتالی از سوی اداره ثبت بصورت آنی ثبت پورتال نماید. که با توجه به شبکه یکپارچه ثبت و دفتر اسناد رسمی به محض ثبت معامله در پورتال امکان تأیید و رویت مالکیت جدید در بانک جامع املاک وجود خواهد داشت.
4-2-1-3- عدم تنظیم سندمعارض
چنانچه نسبت به یک موضوع واحد با طرفین معامله مشخص همزمان بیش ازیک سند رسمی نزد یک دفترخانه یا چند دفترخانه اسناد رسمی تنظیم گردد، تعارض اسناد پیش می آید. سابقاً با توجه اینکه صدور پاسخ استعلامات بصورت دستی انجام می گرفت و پیش بینی نگردیده بود که اگر پاسخ به یک دفترخانه از سوی ثبت محل اعلام گردید، موضوع اخذ پاسخ استعلام به دفترخانه اسناد رسمی که بعنوان مستعلم موخر استعلام می نماید اعلام گردد، بعضاً بدلیل سهل انگاری دفترخانه اسناد رسمی و عدم مشاهده اصل سند در زمان تنظیم، معاملات معارض انجام می گرفت. پس ازصدور دستور العمل صدور پاسخ استعلامات بصورت الکترونیک با توجه به اینکه این مهم در تعریف نرم افزار مربوطه پیش بینی گردیده است، چنانچه دفترخانه ای از ثبت محل استعلام الکترونیک دریافت دارد و سابقاً پاسخ سیستمی به دفترخانه دیگری اعلام شده باشد، مراتب صدور پاسخ استعلام به دفترخانه مقدم در متن پاسخ صادره به دفترخانه یا دفاتر اسناد رسمی موخر اعلام می گردد. که این اعلام سر دفتر را موظف می نماید موضوع تنظیم یا عدم تنظیم سند را از دفترخانه مقدم خود سوال نماید و عملاً امکان تنظیم سند معارض بصورت سهوا منتقی می گردد.از طرفی در سیستم ثبت املاک و بانک جامع املاک، نیز امکان ثبت خلاصه معامله ای بصورت معارض وجود ندارد.
4-2-1-4- کاهش هزینه ها
با مرور سیستم دستی پاسخ استعلامات و ارسال خلاصه معاملات با توجه به این که به جهت انجام وظیفه ارسال معاملات مزبور وجود یک شخص بعنوان نماینده دفتر اسناد رسمی پیش بینی گردیده بود، این مهم بر عهده شخص نماینده دفترخانه بود و نامبرده بایستی در مهلت مشخص و مصرح قانونی خلاصه معاملات را به ثبت محل تحویل می داد.سر دفتر برای نیل به این هدف لاجرم به استخدام و به کارگیری نیروی انسانی بود که باعث تحمیل هزینه به دفترخانه می شد. با به کارگیری سامانه ثبت خلاصه پورتالی از سوی دفترخانه اسناد رسمی عملاً نیاز دفترخانه به نماینده حقیقی مرتفع و سبب کاهش هزینه ها گردیده است.
4-2-2-مزایای دریافت اوراق بهادار بااستفاده از سیستم الکترونیکی
درسیستم سنتی ثبت، دفترخانه اسناد رسمی به جهت تنظیم اسناد موظف به دریافت اوراق بهادار مطابق با سر فصل مصوب سازمان ثبت به اندازه نیاز ماهانه خود از سوی ثبت محل بود که با راه اندازی سیستم ثبت نوین و ارسال خلاصه معاملات پورتالی ایراداتی که به شرح ذیل مشاهده می گردید مرتفع گردیده است.
4-2-2-1- پیشگیری از سرقت اوراق بهادار
با توجه به اینکه اوراق بصورت دستی به دفترخانه توسط نماینده دفترخانه ارسال می گردید خطراتی مانند سرقت، سوءاستفاده افراد غیر مسئول از اوراق و جعل، مفقود شدن ومواردی که از این قبیل وجود داشت از زمان بکارگیری سامانه ثبت خلاصه معاملات پورتالی و عدم نیاز به دریافت اوراق از اداره ثبت خطرات مرتفع گردیده است.
4-2-2-2- عدم نیازبه تحریر دستی اوراق
با توجه به اینکه دفترخانه اسناد رسمی پس از تنظیم سند موظف به تحریر مفاد سند در اوراق چاپی بهادار و ارسال یک نسخه از خلاصه معامله پس از تنظیم سند به ثبت محل ونیز تحویل بنچاق سند به متعاملین بود، چنانچه دفترخانه ای با مشکل کمبود اوراق مواجه می شد در تنظیم سند دچار وقفه می گردید. از طرفی با توجه به این که اوراق مورد استفاده نیز به شکل محدود در اختیار دفاتر اسناد رسمی قرار می گرفت، امکان تهیه اوراق برای دفترخانه ای که بدان نیاز داشت ممکن نبود. اما در حال حاضر با بکارگیری سیستم ثبت معاملات پورتالی استفاده از اوراق مزبور ممنوع و پس از ثبت معامله در سامانه ، دفترخانه نسبت به اخذ پرینت از سیستم اقدام می نماید که باعث افزایش سرعت و حذف وقفه های احتمالی می گردد.
4-2-2-3- تهیه اوراق با توجه به نیاز
به جهت دریافت اوراق بهادار در سیستم سنتی چنانچه از نام اوراق مشخص می گردد دفترخانه می بایست هزینه اوراق دولتی را در حساب مشخص دولتی تودیع و پس از ارائه قبض پرداختی به نسبت اوراق تحویلی خود به ثبت محل، اوراق مزبور را دریافت می داشت. با استفاده از سیستم جدید و عدم نیاز به دریافت اوراق دستی هزینه مربوط باتوجه به آماراسنادماهانه تنظیمی دفترخانه در پایان ماه به حساب دولتی واریز می گردد.
فلذا در پرداخت هزینه مربوطه شفاف سازی بعمل آمده است و مثل سابق دفترخانه باتعداد ثابت کلی اوراق دریافت نمی نمایدو هزینه گزافی پرداخت نمی نماید.
4-2-3- مزایای استفاده ،ارسال و اخذاستعلامات با استفاده از سیستم الکترونیکی
برابر مجموع بخشنامه های ثبتی چنانچه دفتر خانه اسناد رسمی قصد تنظیم سند به جهت ملک را داشته باشد، موظف است ابتدا نسبت به وضعیت پلاک ثبتی از ثبت محل استعلام نماید وادارات ثبت نیز در این موارد جریان ثبتی ملک را با اشاره به بند ز مجموع بخشنامه های ثبتی و قید اینکه دارای پیشینه بازداشت نمی باشد به دفترخانه اعلام و ارسال می نمایند.پس از ابلاغ قانون تسهیل تنظیم اسناد نیز اخذ استعلام از واحد ثبتی کماکان مد نظر قانون گذار بوده است، در سیستم صدور پاسخ استعلام به صورت دستی نماینده دفترخانه پس ازا رائه استعلام به ضمیمه تصویر برابر اصل سند مالکیت ملک مورد استعلام نسبت به دریافت پاسخ استعلام از واحد ثبتی اقدام وبه دفترخانه ارائه می نمود. با راه اندازی سیستم صدور پاسخ استعلامات الکترونیک ایرادات مهمی که دراین مسیر به چشم می خورد، رفع گردید. از جمله ایرادات مهم آن به شرح زیر می باشد.
4-2-3-1- امنیت درارسال استعلام و دریافت پاسخ استعلام