اهمیت مهندسی مجدد فرآیندهای کسب و کار

اهمیت مهندسی مجدد فرآیندهای کسب و کار

مهندسی مجدد یعنی شروع دوباره، اما روشن است که کنار گذاشتن قوانین، رویه ها، ساختارها و تجربیات فعلی سازمان نه تنها چاره گشا نیست بلکه موجب هرج و مرج و هدر رفتن تلاش های گذشته می گردد. بنا به تعریف زرگر در کتاب اصول و مفاهیم فناوری اطلاعات، مهندسی مجدد فرآیندها (BPR)، یعنی شناخت دقیق با نگرش فرآیندگرا به سازمان، ترسیم دقیق رابطه فعالیت ها و شرایط اجرای فرآیندها، برآورد منابع و هزینه تمام شده و زمان انجام فرآیندها، سپس اصلاح و بهینه سازی رابطه فعالیت ها و اجرای فرآیندها از طریق به کارگیری روش ها، فناوری اطلاعات و تجارب جدید. نتیجه مهندسی مجدد فرآیندها عبارتست از دستیابی به سرعت بیشتر و هزینه کمتر در انجام فعالیت های سازمان و تأمین هدف های کلیدی بنگاه از قبیل موقعیت برتر در رقابت، خدمات بهتر به مشتری یا مشترکین و جلب رضایت آن ها و در نهایت ارزش افزوده بیشتر برای سازمان و مشتری. امروزه مهندسی مجدد فرآیندها قبل از به کارگیری فناوری اطلاعات و انواع سیستم های اطلاعاتی، جهت بهبود فرآیندها و توسعه کارآیی مدیریت و سازمان اجرا می گردد. اساس این دیدگاه برمبنای بازنگری اساسی فعالیت ها و وظایف و ایجاد دیدگاه فرآیندگرایی[1] در قالب تکنولوژی اطلاعاتی است. نقطه نظر مشترک سازمان های پیشرو در دنیای صنعتی امروز فرآیندگرایی است، به طوری که مرزهای موجود بین دپارتمان های مختلف برداشته شده و تمام وظایف به صورت زنجیره ای متصل به هم در عرض سازمان جاری می شوند. این مهم باعث تبدیل ساختار سلسله مراتبی[2] سازمان ها به ساختار مسطح[3] و روان سازی مسیر اجرای فرآیندها در یک سازمان و حتی بین سازمان های مختلف در یک بازار کسب و کار می گردد (سوری، 1387 : 23).

مهندسی مجدد تنها یک ضرورت برای بنگاه های اقتصادی نیست بلکه الزامی برای بقای هر نهاد اجتماعی است. همه نهادها که دارای بحران هستند و یا پیش بینی می کنند دچار بحران خواهند شد و حتی نهادهایی که در اوج اقتدار هستند نیز می توانند برای تعالی و در اوج ماندن از مهندسی مجدد بهره مند گردند.در تئوری استراتژی رقابت آمیز، تمام سازمان ها نه تنها درگیر رقابت می شوند بلکه با سرعت تغییر در رقابت مواجه می گردند. سرعتی که با هر پیشرفت فناوری جدید، هر رقیب خارجی و هر موافقتنامه تجاری بین المللی جدید تحت تأثیر قرار گرفته و شتاب می گیرد. استراتژی رقابت بر این نکته استوار است که با تهدید ها مواجه شده و روی   فرصتها سرمایه گذاری کنیم. استراتژی رقابتی در نتیجه پاسخ به سه سؤال بوجود آمده است(متقی حامد، 1383) :

  1. سازمان اکنون چه می کند؟
  2. چه اتفاقی در محیط سازمان می افتد؟
  3. سازمان در مقابل باید چه کند؟
مطلب مرتبط :   تطبیقی، تفسیری، آیات، سنی

مهندسی مجدد رویکرد برنامه ریزی و کنترل تغییر است. توانایی ارزیابی، برنامه ریزی و اجرای تغییر به صورت مداوم، توانایی تجزیه و تحلیل اثرات مرتبط با تغییرات است. (متقی، 1383).

کارشناسان، مهندسی مجدد را به عنوان کشتی نجات برای سازمانهای در حال نابودی و غرق شدن می دانند، اما به راستی چرا مهندسی مجدد؟ علل روی آوردن سازمانها به مهندسی مجدد می تواند وابسته به عوامل خارجی یا عوامل داخلی سازمان باشد. حال به بررسی عوامل خارجی و داخلی یا پیشرانه های مؤثر در روی آوردن سازمانها به مهندسی مجدد و انتخاب آن به عنوان راه نجات سازمان، پرداخته می شود(اخوان، 1383).

 

  • عوامل خارجی[4] :

با مشاهده سطح رقابت افزایشی در بازارهای جهانی نیاز به نوآوری در سازمان بیشتر ملموس می شود تا سازمان بتواند خدمات یا محصولات با استانداردهای جهانی و قابل رقابت تولید کند. بنابراین، افزایش دانش و همچنین هماهنگی بین فرآیندهای سازمان از بزرگترین چالشهای سازمانهای امروزی به شمار می رود. مهندسی مجدد می تواند به عنوان ابزاری جهت بهبود شگرف در عملکرد به کار رود. رشد فناوری اطلاعات نیز به عنوان یکی دیگر از عوامل انتخاب مهندسی مجدد سازمانها به حساب می آید. اهمیت فناوری اطلاعات امروزه به گونه ای است که تقریباً هر وظیفه ای در سازمان به نحوی با آن سروکار خواهد داشت. رشد روز افزون فناوری اطلاعات به گونه ای است که می تواند به عنوان عاملی تسهیل کننده جهت توسعه شکل جدید سازمان و معماری آن باشد. تغییرات سریع فناوری اطلاعات، سازمانها را وادار می کند تا به روز باشند و ارتباطات را سریعتر و مطلوبتر به انجام رسانند. شرایط متغیر و غیر قابل پیش بینی  در محیط بازار، زندگی اجتماعی، امور فنی و سازمانی، تغییرات اقتصادی، مقررات و قواعد جدید از دیگر عوامل انتخاب مهندسی مجدد توسط سازمانها هستند. به طور خلاصه عوامل یا پیشرانه های خارجی انتخاب مهندسی مجدد عبارتند از(اخوان، 1383) :

  • افزایش سطح رقابت در بازارهای جهانی
  • تغییرات نیاز مشتریان
  • افزایش سطح انتظارات مشتریان
  • پیشرفتهای حاصل شده در فناوری اطلاعات
  • محیط متغیر و نامطمئن امروزی
مطلب مرتبط :   عقاب، قوش، شاه، پرواز

 

  • عوامل داخلی[5] :

عوامل داخلی نیز می تواند از علتهای انتخاب مهندسی مجدد برای سازمانها به شمار روند. تغییر در استراتژی های سازمان می تواند به عنوان عاملی جهت تحریک سازمانها در انتخاب مهندسی مجدد برای ادامه مسیر باشد. تغییرات در ساختار سازمانی نیز ممکن است ضرورت ایجاد تغییرات در فرآیندها را ملموس تر سازد. یک مثال دیگر از عوامل داخلی می تواند ضرورت ساده سازی امور به شمار رود. ساده سازی می تواند کاربرد در مواردی چون سطوح عملکرد بهتر، زیر ذره بین بردن موارد عدم کارآیی و کاهش پیچیدگی داشته باشد. تغییرات مورد نظر در فرآیندها، روشها، مهارتها و رفتارها نیز می توانند به عنوان عوامل داخلی در انتخاب مهندسی مجدد   به شمار روند. به طور خلاصه عوامل یا پیشرانه های داخلی مهندسی مجدد عبارتند از(اخوان، 1383) :

  • تغییر در استراتژی های سازمان،
  • تغییر ساختار سازمانی،
  • ضرورت ساده سازی،
  • تغییر در فرآیندها، روشها، مهارتها و رفتارها.

در پژوهشی دیگر که توسط سپهری (1384)، انجام گرفته است بیان می کند که مهندسی مجدد ساختار یا فرآیندهای هر سازمان در شرایط زیر ضرورت پیدا می کند :

  • تغییر اساسی در استراتژی، اهداف و خط مشی های سازمان
  • تغییر جدی در دیدمان[6] مدیریتی و نگرش های مدیریت ارشد نسبت به سازمان
  • تغییر جدی در تکنولوژی سازمان از جمله فناوری اطلاعات
  • تغییر در حرفه یا مأموریت سازمان و نوع فعالیت آن و یا شرایط بازار(محصول و کار)
  • تغییر جدی در شرایط محیطی به ویژه قوانین و مقررات مرتبط با روابط کار و تأمین منابع
  • تغییر جدید در ابعاد و اندازه سازمان و توسعه فعالیت ها یا تغییر کارکردهای آن
  • آگاهی از عملکرد نامطلوب و اثربخشی پایین فعالیت های سازمان
  • وقوع بحران یا مشکلات پرسنلی یا مالی در سازمان از جمله بروز تورم پرسنلی و ضرورت کوچک سازی ابعاد سازمانی
  • تشخیص شکاف جدی پس از مقایسه با سازمان های برتر (بهینه کاوی) در ارزیابی عملکرد و اثربخشی سازمان
  • احساس ضرورت نسبت به انجام یک خانه تکانی سازمانی و هرس کردن شاخه های اضافی به منظور افزایش بهره وری و اثربخشی سازمان

[1] Process Oriented

[2] Hierarchical

[3] Flat

[4] External Factors

[5] Internal Factors

[6] Paradaigm