اصول حاکم بر اسناد الکترونیکی و انواع سند الکترونیکی

– اصول حاکم بر اسناد الکترونیکی و انواع سند الکترونیکی

در مبحث پیش‌رو اصول حاکم بر اسناد الکترونیکی و انواع سند الکترونیکی در دو گفتار مجزا بررسی خواهند شد.

گفتار نخست- اصول حاکم بر اسناد الکترونیکی

اصول آزادی قراردادی، عدم تبعیض، در حکم نوشته بودن، برابری آثار امضای دستی و الکترونیکی و اصیل بودن در بندهای آتی مورد مطالعه قرار خواهند گرفت.

بند نخست- اصل آزادی قراردادی

این اصل در حقوق ما به‌وسیله ماده 10 ق.م اعلام شده است و از آن استفاده می‌شود جز در مواردی که قانون مانعی در راه نفوذ قرارداد ایجاد کرده است، اراده اشخاص حاکم بر سرنوشت پیمان‌های ایشان است و آزادی اراده را باید به عنوان اصل پذیرفت[1].

این اصل در تجارت الکترونیکی نیز مورد پذیرش قرار گرفته است. بند یک از ماده چهار ق.ن.ت.ا.آ به اعلام پذیرش این اصل پرداخته است: «بین طرفین درگیر در تولید، ارسال، دریافت، ذخیره یا به‌ عبارت دیگر پردازش داده پیام‌ها، جز در مواردی که به‌نحو دیگر مقرر شده است، مقررات فصل سوم ممکن است با توافق تغییر کند.» فصل سوم قانون یاد شده راجع به ارتباطات با داده پیام است و به مباحثی نظیر انتساب داده پیام‌ها، تصدیق دریافت و زمان و مکان ارسال و دریافت داده پیام‌ها می‌پردازد، که امکان توافق بر خلاف مقررات تکمیلی این فصل پیش‌بینی شده است. اما امکان توافق بر خلاف مقررات فصل دوم آن قانون که به بیان اصول مهمی همچون نوشته بودن، ممضی بودن و اصل بودن اطلاعات الکترونیکی می‌پردازد وجود ندارد، چه اینکه این قبیل مقررات در حقوق داخلی کشورها به‌دلیل برخورد با نظم عمومی جزء قواعد آمره محسوب می‌شوند.

ماده پنج ق.ت.ا کشور ما نیز اصل آزادی قراردادی را مورد پذیرش قرار داده و به عنوان مصداقی از آن اعلام داشته: «هرگونه تغییر در تولید، ارسال، دریافت، ذخیره و یا پردازش داده پیام با توافق و قرارداد خاص طرفین معتبر است.». همان‌طور که ملاحظه می‌شود این اعتبار فقط مربوط به توافق و قرارداد خاص در تغییر مقررات تولید، ارسال، دریافت، ذخیره یا پردازش داده پیام است.

 

بند دوم- اصل عدم تبعیض[2]

این اصل بیان کننده عدم تبعیض میان اطلاعات کاغذی و اطلاعات الکترونیکی بوده و متضمن رفتار برابر با اطلاعاتی است که در شکل کاغذی ایجاد و نگهداری شده‌اند با اطلاعاتی که در قالب الکترونیکی ایجاد، ارسال، دریافت و ذخیره شده‌اند.

ماده پنج ق.ن.ت.ا.آ: «اثر حقوقی، اعتبار یا قابلیت اجرایی اطلاعات را نباید صرفاً به این دلیل که در قالب داده پیام هستند رد کرد.»

ماده 12 ق.ت.ا کشورمان: «اسناد و ادله اثبات دعوا ممکن است به صورت داده پیام بوده و در هیچ محکمه یا اداره دولتی نمی‌توان بر اساس قواعد ادله موجود، ارزش اثباتی داده پیام را

صرفاً به دلیل شکل و قالب آن رد کرد.»

 

بند سوم- اصل در حکم نوشته بودن

در مقررات مختلف بر لزوم ارائه اطلاعات به‌صورت نوشته و مکتوب تأکید شده است؛ اصل در حکم نوشته بودن، بر قابلیت ارائه اطلاعات و اسناد الکترونیکی در مواردی که وجود نوشته لازم دانسته شده است دلالت دارد و هدف از آن اعطای اعتبار نوشته و مکتوب به اطلاعات و اسناد الکترونیکی است. به این اصل در ق.ن.ت.ا.آ در ماده شش و در ماده   1316-1 قانون مدنی فرانسه تصریح شده و در ق.ت.ا کشورمان نیز در ماده شش به صراحت اعلام شده و در ذیل همان ماده نیز استثنائات این اصل بیان شده است. در مبحث ارکان سند الکترونیکی به این قبیل مواد قانونی و مقایسه آنها پرداخته شد.

 

بند چهارم- اصل برابری آثار امضای دستی و الکترونیکی

         برابر این اصل امضای الکترونیکی از همان آثار امضای دست‌نوشته برخوردار خواهد بود. این اصل در حقوق ایران در ماده هفت ق.ت.ا مورد پذیرش قرار گرفته، همچنان‌که در ماده هفت ق.ن.ت.ا.آ و ماده شش ق.ن.ا.ا.آ نیز به آن تصریح شده است. ماده پنج دستورالعمل امضاهای الکترونیکی پارلمان و شورای اروپا تحت عنوان آثار حقوقی امضاهای الکترونیکی، در بند یک و دو ماده پنج، کشورهای عضو را ملزم کرده که تضمین کنند که: امضاهای الکترونیکی پیشرفته(مطمئن) که واجد شرایط مذکور در آن دستورالعمل هستند، الزامات قانونی امضا را در ارتباط با اطلاعات در شکل الکترونیکی به همان ترتیبی که امضای دست‌نوشته در ارتباط با اطلاعات بر پایه کاغذ محقق می‌سازد، تأمین می‌کند و آن امضاها را به عنوان ادله در رسیدگی‌های قضایی مورد پذیرش قرار دهند؛ همچنین اثر حقوقی امضای الکترونیکی و قابلیت پذیرش آن‌را به عنوان ادله در رسیدگی‌های قضایی، صرفاً به این دلیل که در شکل الکترونیکی است و یا پیشرفته(مطمئن) محسوب نیست، رد نکنند.

 

بند پنجم- اصل اصیل بودن

در نظام ادله اثبات دعوا، اصالت سند، نقش مهمی در اعتبار دلیل دارد و سند اصل معیار مطمئنی برای تشخیص صحت سند و تمامیت آن است[3]. به‌همین علّت پاره‌ای از مقررات ارائه اصل سند را لازم دانسته‌اند، البته لزوم ارائه اصل سند به دلیل کارکرد تمامیت و عدم تغییر سند، در شیوه کاغذی است. با توجه به این کارکرد، در صورتی که تمامیت سند از طریق دیگری –غیر از ارائه اصل سند- احراز شود، آن سند در حکم اصل خواهد بود[4]. مانند رونوشت سند موضوع ماده 74 ق.ث که در صورتی‌که مطابقت آن با ثبت دفتر تصدیق شده باشد، تمامیتِ بدون تغییرِ سند فرض می‌شود و به‌منزله اصل خواهد بود مگر عدم مطابقت آن با ثبت دفتر اثبات شود.

در شیوه الکترونیکی نسخه اصل سند به آن معنی که عبارات و امضاها بدون واسطه بر آن نگاشته شده باشد وجود ندارد؛ لذا تلاش‌ها به سمت در نظر گرفتن معیارهایی رفته که کارکردهای یاد شده، در این شیوه نیز تأمین و تضمین شود. از این‌رو ماده هشت ق.ن.ت.ا.آ مقرر داشته: «هرگاه قانون لازم بداند اطلاعات در شکل اصیل ارائه یا نگهداری شود، آن الزام به وسیله داده پیام فراهم است اگر:

(الف) یک تضمین قابل اطمینان راجع به تمامیت اطلاعات از زمانی‌که آن اطلاعات به عنوان داده پیام و جز آن، برای اولین‌بار در شکل نهایی خود تولید شده است وجود داشته باشد.

(ب) هرگاه ارائه اطلاعات لازم دانسته شده باشد، امکان ابراز آن اطلاعات به شخصی که اطلاعات باید به او ارائه شود وجود داشته باشد.»

ماده هشت ق.ت.ا کشورمان: «هرگاه قانون لازم بداند که اطلاعات به صورت اصل ارائه یا نگهداری شود،‌ این امر با نگهداری و ارائه اطلاعات به صورت داده پیام نیز درصورت وجود شرایط زیر‌ امکان‌پذیر می‌باشد:

‌الف- اطلاعات مورد نظر قابل دسترسی بوده و امکان استفاده درصورت رجوع ‌بعدی فراهم باشد.

ب- داده پیام به همان قالبی(‌فرمتی) که تولید، ارسال و یا دریافت شده و یا به ‌قالبی که دقیقاً نمایشگر اطلاعاتی باشد که تولید، ارسال و یا دریافت شده، نگهداری شود.

ج- اطلاعاتی که مشخص کننده مبدأ، مقصد، زمان ارسال و زمان دریافت داده ‌پیام می‌باشند نیز در صورت وجود نگهداری شوند.

‌د- شرایط دیگری که هر نهاد، سازمان، دستگاه دولتی و یا وزارت‌خانه در خصوص نگهداری داده پیام مرتبط با حوزه مسؤولیت خود مقرر نموده فراهم شده باشد.»

پس باید گفت هر سند الکترونیکی که بتواند شرایط و الزامات ماده هشت ق.ت.ا را فراهم کند، یعنی سندی باشد که قابل دسترسی و استفاده بعدی بوده و به‌نحوی نگهداری شود که تمامیت آن یعنی تمامی اطلاعاتی که تولید، ارسال و یا دریافت شده حفظ شود، اصل خواهد بود و تمام نسخه‌های سند مزبور اعم از اینکه نزد طرفین سند باشد یا با همان شرایط در حافظه‌های رایانه‌ها موجود باشد، اصیل خواهد بود. بنابراین در مواردی که مقررات ارائه اصل یک سند را لازم می‌داند، مانند ماده 96 ق.آ.د.م، ارائه سند الکترونیکی واجد شرایط فوق کافی خواهد بود.

 

گفتار دوم- انواع سند الکترونیکی

در سیستم الکترونیکی نیز به تبعیت از ماده 1286 ق.م، اسناد الکترونیکی را به لحاظ توان اثباتی، اعتبار و قدرت اجرایی آنها باید به دو نوع تقسیم کرد: 1- سند الکترونیکی رسمی و 2- سند الکترونیکی عادی.

با توجه به اینکه برای فهم بهتر سند الکترونیکی رسمی، آشنایی با انواع سند الکترونیکی عادی و بیان پاره‌ای از مفاهیم نظیر سیستم اطلاعاتی مطمئن لازم به‌نظر می‌رسد، در این مبحث ابتدا به سند الکترونیکی عادی و بعد از آن به سند الکترونیکی رسمی خواهیم پرداخت.

بند نخست- سند الکترونیکی عادی

به‌طور کلی می‌توان به نوشته الکترونیکی که بدون دخالت مأمور رسمی تولید و امضا شده باشد، سند الکترونیکی عادی گفت. با توجه به نقش اساسی امضا و سطح ایمنی سیستم‌های به‌کار رفته برای ایجاد، ذخیره و نگهداری سند الکترونیکی، می‌توان اسناد الکترونیکی عادی را به دو نوع سند الکترونیکی مطمئن و سند الکترونیکی غیرمطمئن تقسیم کرد. در ادامه به بیان هریک خواهیم پرداخت.

 

الف- سند الکترونیکی مطمئن

سند الکترونیکی مطمئن نوشته‌ای الکترونیکی است که به‌وسیله یک امضای الکترونیکی مطمئن امضا شده و با رعایت یک سیستم اطلاعاتی مطمئن ذخیره شده و به‌نحو قابل درکی در دسترس باشد.

مطابق مبحث سوم از باب اول ق.ت.ا کشورمان که به داده پیام مطمئن پرداخته است، تحقق دو امر برای اینکه یک سند الکترونیکی مطمئن محسوب شود لازم می‌باشد:

1- استفاده از امضای الکترونیکی مطمئن برای امضای آن سند الکترونیکی؛

2- ذخیره سند الکترونیکی با رعایت شرایط یک سیستم اطلاعاتی مطمئن، به‌طوری که به هنگام لزوم در دسترس و قابل درک باشد.

در مبحث گذشته در خصوص امضای الکترونیکی مطمئن بحث شد و مشخص شد که امضای دیجیتالی الزامات ماده 10 ق.ت.ا را تأمین می‌کند و یک امضای الکترونیکی مطمئن به حساب می‌آید، پس برای ایجاد یک سند الکترونیکی مطمئن، می‌توان از امضای دیجیتالی استفاده نمود. در صورتی که یک سند الکترونیکی منضم به امضای الکترونیکی مطمئن باشد، امکان تعیین هویت صاحب امضا وجود دارد و می‌توان از تمامیت آن سند اطمینان حاصل کرد.

اما سند الکترونیکی منضم به امضای الکترونیکی مطمئن، برای مطمئن محسوب شدن باید به عنوان یک سابقه الکترونیکی مطمئن، با رعایت یک سیستم اطلاعاتی مطمئن ذخیره شده و به‌هنگام لزوم به‌نحو قابل درکی در دسترس باشد. سیستم اطلاعاتی[5]، سیستمی برای تولید، ارسال، دریافت، ذخیره یا پردازش داده پیام است(بند «ز» ماده دو ق.ت.ا) و مطابق بند «ح» ماده دو ق.ت.ا سیستم اطلاعاتی مطمئن[6] با بیان معیارهای مهم آن تعریف شده و عبارت از «سیستم اطلاعاتی است که:

1- به‌نحوی معقول در برابر سوء استفاده و نفوذ محفوظ باشد.

2- سطح معقولی از قابلیت دسترسی و تصدی صحیح را دارا باشد.

3- به‌نحوی معقول متناسب با اهمیت کاری که انجام می‌دهد پیکربندی و سازماندهی شده باشد.

4- موافق با رویه ایمن باشد.»

ملاحظه می‌شود که در بندهای یاد شده، سه‌بار از واژه «معقول» استفاده شده است؛ مقنن در بند «ن» از همان ماده در خصوص چگونگی ارزیابی معقول بیان کرده است که: «معقول (سنجش عقلانی)، (Reasonableness Test): با توجه به اوضاع و احوال مبادله داده پیام از جمله: طبیعت مبادله، مهارت و موقعیت طرفین، حجم مبادلات طرفین در موارد مشابه، در دسترس بودن گزینه‌های پیشنهادی و رد آن گزینه‌ها از جانب هریک از طرفین، هزینه گزینه‌های پیشنهادی، عرف و روش‌های معمول و مورد استفاده در این نوع مبادلات، ارزیابی می‌شود.». بنابراین در یک معامله کم بها سیستمی که از سطح ایمنی پایین برخوردار است می‌تواند مطمئن محسوب شود، زیرا استفاده از یک سیستم اطلاعاتی با سطح ایمنی بالا که مستلزم هزینه‌های سنگین است در چنین معاملاتی معقول نمی‌باشد. همچنین در یک شرکت کوچک که فقط یک نفر مأمور ثبت اسناد حسابداری است، یک گذر واژه ساده سطح معقول تصدی صحیح را تحقق می‌بخشد، اما در یک شرکت بزرگ که دارای شبکه رایانه‌ای و سرور مرکزی است، تصدی صحیح در صورتی تحقق می‌یابد که حسابداران صرفاً در حیطه کاری خود به شبکه دسترسی داشته باشند و پس از ثبت اطلاعات توان تغییر آنها را نداشته باشند[7].

اما «رویه ایمن» چه رویه‌ای است؟ در این خصوص به دلیل اینکه بحثی فنی و اجرایی است به ارائه دو تعریف اکتفا می‌کنیم: بند 12-15 فصل سوم ق.ن.د.ا.آ رویه ایمن را چنین تعریف کرده است: « «رویه ایمن» یعنی یک رویه برای منظور تأیید اینکه آیا یک امضا، سند یا تعهد الکترونیکی منتسب به یک شخص خاص می‌شود، یا برای یافتن تغییرات یا خطاهای اطلاعات درون یک سند الکترونیکی. این اصطلاح شامل یک رویه‌ای است که استفاده از الگوریتم‌ها یا دیگر کدها، کلمات یا اعداد شناسایی، رمزنگاری، یا فراخوان برگشت، یا دیگر روش‌های تصدیق را ایجاب می‌کند.»، و در بند «ط» ماده دو ق.ت.ا بیان شده است: «رویه ایمن(Secure Method) رویه‌ای است برای تطبیق صحت ثبت داده پیام، منشأ و مقصد آن با تعیین تاریخ و برای یافتن هرگونه خطا یا تغییر در مبادله، محتوا و یا ذخیره‌سازی داده پیام از یک زمان خاص. یک رویه ایمن ممکن است با استفاده از الگوریتم‌ها یا کدها، کلمات یا ارقام شناسائی، رمزنگاری، روش‌های تصدیق یا پاسخ برگشت و یا طرق ایمنی مشابه انجام شود.»

مطلب مرتبط :   والدین، کودک، اونا، دارن

 

ب- سند الکترونیکی غیرمطمئن

به سند الکترونیکی که فاقد شرایط سند الکترونیکی مطمئن باشد، سند الکترونیکی غیرمطمئن اطلاق می‌شود. اعم از اینکه فاقد امضای الکترونیکی مطمئن باشد و یا اینکه در یک سیستم اطلاعاتی مطمئن ذخیره نشده و نتیجتاً در موارد لزوم در دسترس و قابل درک نباشد.

سند الکترونیکی غیرمطمئن با یک امضای الکترونیکی ساده تصدیق می‌شود، این امضا می‌تواند به‌صورت تصویر ساده امضای دستی یا تایپ نام شخص در زیر سند، آدرس پست الکترونیکی وی، یک کارت هوشمند، انتخاب گزینه «موافقم» یا گذرواژه باشد که هیچ‌یک نمی‌توانند انتساب سند به صادر کننده، هویت او و تمامیت سند را تضمین کنند زیرا تمامی این موارد به‌راحتی قابل جعل هستند[8].

سیستم اطلاعاتی مورد استفاده برای تولید، ارسال، دریافت، ذخیره و پردازش سند الکترونیکی غیرمطمئن از فناوری بالا برخوردار نیست، چنین سیستمی به‌نحو مطلوب برنامه‌ریزی نشده و از دقت کافی برخوردار نیست، به‌همین جهت همواره امکان اشتباه بودن اطلاعات حاصل از عملکرد آن وجود دارد. همچنین این سیستم در برابر نفوذ و سوء استفاده، از ایمنی کافی برخوردار نیست و یک رخنه‌گر به‌راحتی می‌تواند با ورود به شبکه به اطلاعات موجود در آن دسترسی پیدا کرده و آنها را تغییر دهد یا اطلاعات در حال ارسال را از شبکه اینترنت دریافت کرده، آنها را تغییر داده و مجدداً ارسال کند. ورود یک ویروس به چنین سیستمی ممکن است منجر به تغییر یا حذف اطلاعات شود، به‌همین جهت چنین سیستمی ممکن است منجر به تغییر یا حذف اطلاعات شود، به‌همین جهت چنین سیستمی نمی‌تواند تمامیت و محرمانگی اطلاعات را تضمین کند[9].

 

بند دوم- سند الکترونیکی رسمی

با رشد روزافزون استفاده از فناوری اطلاعات و استفاده از شبکه‌ها برای برقراری ارتباط، یافتن راهکارهایی برای بهره‌مندی از مزیت‌هایی نظیر سهولت، سرعت، دقت و امنیت و کاهش هزینه‌ها، در صدور اسناد رسمی در دفاتر اسناد رسمی ضروری به‌نظر می‌رسد. تجربیات کشورهای پیشرفته‌ای نظیر آمریکا و فرانسه نشان می‌دهد که این کشورها نه تنها به استفاده از سند الکترونیکی رسمی روی آورده‌اند بلکه مقررات ویژه‌ای نیز برای صدور سند الکترونیکی رسمی به تصویب رسانیده‌اند.

قانون مدنی فرانسه ضمن پذیرش پدیده‌ای به‌نام سند الکترونیکی رسمی، در ماده 1317 اصلاحی اعلام نموده است: «سند رسمی ممکن است بر روی واسط الکترونیکی صادر شده باشد، به‌طوری که تحت شرایط تعیین شده توسط شورای دولتی ایجاد و نگهداری شده باشد.»[10]

در نگاه اول شاید وجود پاره‌ای از مقررات و عمدتاً لزوم ثبت سند در دفاتر مخصوص، مانع برای صدور سند الکترونیکی رسمی به‌نظر برسد، اما با توجه به یکسانی ماهیت و آثار حقوقی اسناد و مدارک کاغذی و الکترونیکی، همانند راهکارهایی که برای فائق آمدن بر الزاماتی نظیر نوشته یا مکتوب بودن، ممضی بودن و اصیل بودن در نظر گرفته شده است و تسری آنها به مقوله ثبت سند، می‌توان این مانع ظاهری را نیز برای نیل به دستاوردهای یاد شده از سر راه برداشت.

در کشور ما با تصویب قانون تجارت الکترونیکی، تصویب آیین‌نامه ماده 32 آن قانون، تشکیل زیر ساخت کلید عمومی و اقدامات مناسب اخیر سازمان ثبت اسناد و املاک کشور در ایجاد سامانه‌های ثبتی، ‌زمینه برای صدور سند الکترونیکی رسمی فراهم است.

امروز هرچند هنوز ثبت رسمی سند در میان مردم و دولتمردان جایگاه واقعی خود را پیدا نکرده و از این جهت مهجور است، اما رفته رفته بی‌توجهی مردم و دستگاه‌های قضایی و اجرایی به ثبت رسمی سند، کشور را با مشکلاتی نظیر معاملات معارض، جعل، کلاهبرداری، زمین‌خواری، تصرف و از بین بردن منابع ملی و طبیعی، دست به گریبان کرده است که همگان را به سمت توجه بیشتر به ثبت رسمی و صدور سند رسمی و تسهیل انجام آن سوق داده است. از جمله اقداماتی که بیانگر توجه بیشتر حاکمیت به ثبت رسمی است، تصویب قانون تسهیل تنظیم اسناد در دفاتر اسناد رسمی مصوب 24/05/1385 مجلس شورای اسلامی می‌باشد.

اقدام قریب‌الوقوعی که با نگاهی دقیق و ایمن به سمت تسهیل و ترویج ثبت رسمی اسناد می‌رود، صدور سند الکترونیکی رسمی در کشور است؛ اقدامی که هرچند در ابتدای راه به‌سر می‌برد و لزوم همکاری دستگاه‌های متفاوت و وجود بانک‌های اطلاعاتی مختلف و به‌روز را می‌طلبد، اما افق روشن و شفافی را پیش روی مردم و حاکمیت ترسیم می‌کند که به نظم حقوقی، اقتصادی، اجتماعی و سیاسی می‌انجامد.

در خصوص این سؤال که آیا برای ثبت الکترونیکی رسمی با مانع قانونی مواجه هستیم یا خیر، باید گفت برخی مقررات جدید نه تنها ثبت الکترونیکی اسناد را تجویز کرده‌اند بلکه آن‌را تکلیف نموده‌اند. از جمله آن مقررات می‌توان به فراز دو از بند «و» ماده 46 قانون برنامه پنجساله پنجم توسعه جمهوری اسلامی ایران(1394 ـ 1390)، که طبق آن سازمان ثبت اسناد و املاک کشور مکلف شده است: «در راسـتای توسـعه سامانه یکپارچه ثبـت اسناد رسـمی و امـلاک، نسبـت به الکترونیکی نمودن کلیه مراحل نقل و انتقالات، ثبت اسناد رسمی و املاک تا پایان سال دوم برنامه اقدام نماید.» و بند «م» ماده 211 قانون یاد شده که مقرر داشته: «سازمان ثبت اسناد و املاک کشور مکلف است در راستای توسعه سامانه یکپارچه ثبت اسناد و املاک و راه‌اندازی مرکز ملی داده‌های ثبتی، نسبت به الکترونیکی کردن کلیه مراحل ثبت معاملات تا پایان سال دوم برنامه اقدام کند، به‌نحوی که امکان پاسخ آنی و الکترونیک به استعلامات ثبتی و ثبت آنی معاملات با به کارگیری امضاء الکترونیکی مطمئن فراهم شود.» اشاره کرد. همچنین از اطلاق بند «ج» ماده 48 همان قانون نیز، که اعلام داشته: «در هر موردی که به موجب قانون، تنظیم اوراق یا اسناد …. ضروری باشد، انجام الکترونیکی آن با رعایت مفاد قانون تجارت الکترونیک مجاز بوده و کفایت می‌نماید»، جواز ثبت الکترونیکی رسمی سند استفاده می‌شود.

 

الف- مفهوم ثبت الکترونیکی

در فصل اول به مفهوم ثبت سند در شیوه سنتی پرداخته شد[11]، منظور از ثبت اسناد به شیوه الکترونیکی استفاده از تکنولوژی و فناوری‌های جدید اطلاعاتی و ارتباطی در تهیه مستندات، تنظیم، ثبت و امضای اسناد در دفاتر اسناد رسمی است. البته در تهاجم به فناوری نباید امنیت و اعتمادی را که با اصول مسلم و عادات و رسوم تثبیت گردیده است به خطر بیاندازیم[12]. یک اصل اساسی در ثبت الکترونیکی اسناد وجود دارد و آن این است که اصول و تشریفات بنیادی ثبت سنتی[13]، باید صرف‌نظر از تکنولوژی اعمال شود. تخلف از رویه و قوانین موجود در زمینه ثبت اسناد و گواهی امضا دارای آثار زیانباری-از حیث حقوقی، اجتماعی و اقتصادی- خواهد بود و از این حیث، اساساً امضا و مدارک الکترونیکی خصوصیتی ندارند که موجب تغییر مرجع ثبت و گواهی آنها شود[14].

ثبت الکترونیکی اسناد مفهومی نوظهور دارد و در کشور ما قوانین مربوط، از جمله ق.ت.ا تعریفی از آن به دست نداده‌اند، پس برای آشنایی با برخی اصطلاحات، ناگزیر به مراجعه به مقررات خاص خارجی هستیم. بند 5-15 قانون نمونه دفاتر اسناد رسمی آمریکا، ثبت الکترونیکی را چنین تعریف کرده است: «ثبت الکترونیکی عبارت است از یک عمل رسمی که یک سند الکترونیکی را که با رعایت این فصل توسط یک سردفتر الکترونیکی تنظیم شده است به عنوان یک رویه ایمن به حساب می‌آورد.»

ثبت الکترونیکی به معنی ثبت سند از راه دور و ثبت بدون حضور فیزیکی در نزد سردفتر صلاحیت دار نیست، بلکه همان‌طور که اشاره شد منظور استفاده از تکنولوژی و فناوری‌های جدید اطلاعاتی و ارتباطی در فرآیند ثبت اسناد است تا بتوان با به‌کارگیری تکنولوژی‌های کارآمد، سهولت در عملکرد دفاتر اسناد رسمی را همراه با امنیت حداکثری برای مردم به ارمغان آورد.

 

ب- نحوه ثبت الکترونیکی و صدور سند الکترونیکی رسمی

برای ایجاد قابلیت ثبت رسمی یک معامله و نتیجتاً صدور یک سند رسمی، تهیه مستندات و احراز شرایطی لازم است؛ احراز تمام این شرایط با استفاده از سیستم‌های اطلاعاتی الکترونیکی و با حداقل مراجعه حضوری به مرجعی مورد اعتماد و در دسترس، به عنوان پیشخوان و ارائه کننده خدمت هدف که همانا دفتر اسناد رسمی است، امکان پذیر می‌باشد.

همچنان‌که گذشت برای صدور یک سند رسمی در دفتر اسناد رسمی احراز شرایطی که در حقوق ثبت به ارکان تنظیم سند تعبیر شده‌اند[15] لازم است؛ با الکترونیکی شدن امور و ایجاد بانک‌های اطلاعاتی منسجم و به‌روز در صورت تقاضای صدور سند رسمی، سردفتر اسناد رسمی می‌تواند:

اولاً قابلیت موضوع معامله را به سهولت و در نهایت دقت احراز کند، یعنی به‌عنوان مثال چنانچه ملک غیرمنقولی مورد معامله قرار می‌گیرد، از طریق دسترسی به سامانه و بانک اطلاعاتی جامع، مالکیت فرد متقاضی و قابلیت نقل و انتقال آن ملک را احراز کند، اعم از اینکه ملک ملی یا موات نباشد و یا از طریق مراجع قضایی و اجرایی بازداشت نشده باشد و یا اینکه چنانچه وثیقه دینی قرار گرفته بدهی آن به چه میزان است. همچنین هرچند نباید به ثبت رسمی سند به‌عنوان گلوگاهی برای وصول مطالبات دولتی نگاه کرد، اما در ثبت الکترونیکی محاسبه بدهی مالیاتی توسط سامانه جامع و واریز آن از طریق دفتر اسناد رسمی به سهولت فراهم خواهد بود.

ثانیاً احراز هویت متقاضی را به عنوان مخاطره‌آمیزترین بخش شکل‌گیری یک سند رسمی به سهولت و در نهایت دقت انجام دهد؛ با دسترسی به بانک اطلاعاتی سازمان ثبت احوال، سردفتر اسناد رسمی به عنوان مأمور رسمی و در راستای انجام وظایف محوله، می‌تواند حتی بدون مطالبه کارت شناسایی، از هویت متقاضی اطمینان حاصل کند. با تجهیز دفاتر اسناد رسمی به سخت افزار و نرم‌افراز مخصوص برای مطابقت اسکن اثر انگشت فرد متقاضی حاضر شده، با سابقه اثر انگشت وی در بانک اطلاعاتی ثبت احوال و یا اثرانگشت درج شده در تراشه الکترونیکی کارت هوشمند شناسایی، بدین روش که فقط در صورت مثبت بودن این تطابق، تصویر اثر انگشت یاد شده در ذیل ثبت و سند الکترونیکی رسمی منعکس و امکان ادامه فرآیند صدور سند الکترونیکی رسمی وجود داشته باشد، می‌توان از جعل هویت پیشگیری و صدور اسناد رسمی مجعول هویتی را تقریباً غیر ممکن نمود.

ثالثاً از طریق سامانه الکترونیکی، به‌صورت آنی در جریان صدور حکم محجوریت و ورشکستگی اشخاص قرار گیرد.

در مقدمه توجیهی فصل سه ق.ن.د.ا.آ ذکر شده است که «هیچ اصلی در ثبت محضری حیاتی‌تر از آن نیست که امضا کننده باید در زمان تصدیق محضری نزد سردفتر صلاحیت یافته حسب وظیفه وی، برای ضمیمه کردن امضا و احراز هویت، احراز قصد و رضا و احراز آگاهی او به عواقب امضا توسط سردفتر، حاضر شود.».

به‌اقتضای منافع عمومی، در مواردی که اهمیت موضوع و معامله ایجاب می‌کند، نظیر معاملات اموال غیرمنقول و معاملات مبتنی بر احسان و رفع خصومت‌ها، ثبت رسمی سند اجباری اعلام شده است، تا بتوان با ثبت رسمی معامله، ضمن رعایت مقررات و تشریفات در نظر گرفته شده قانونی، برای به‌نظم درآوردن این قبیل روابط حقوقی افراد، یک سابقه پابرجا، مطمئن، غیرقابل انکار و تردید، مصون از هرگونه تغییر و تبدیل و قابل دسترسی(برای اشخاصی که قانوناً حق دسترسی به آن را دارند)، به‌وجود آورد و در مواقع لزوم و اختلافات به آن مراجعه و مورد وثوق و محل اطمینان باشد. حال با توجه به کارکردهای بسیار مهم و اطمینان و اتکای عمومی به ثبت رسمی چگونه می‌توان شکل الکترونیکی آن را معرفی نمود؟

همچنان‌که بررسی و مشخص شد، کاغذ به عنوان یک رسانه که نوشته و ثبت بر روی آن نمایان می‌شود، موضوعیتی نداشته و در حد خود و به اقتضای زمان وسیله‌ای برای نوشتن و ثبت و ضبط محسوب می‌شود. در ثبت رسمی، این رعایت مقررات قانونی نظیر لزوم ثبت سند و رعایت ارکان تنظیم سند توسط ثالث بی‌طرف و قابل اعتماد(سردفتر) است که موجب اعتبار قانونی و فرض صحت و اصالت سند می‌گردد.

مطلب مرتبط :   سنی، نوجوان، کودک، خردسال

در پاسخ به سؤال یاد شده باید گفت همان‌طور که قبلاً هم بیان شد اصول و تشریفات بنیادی ثبت رسمی سند که در کشور ما در طول بیش از یک قرن به‌دست آمده و اثبات شده‌اند باید همچنان حفظ شده و در گذار به ثبت الکترونیکی و تغییر قالب ثبت سند از شکل کاغذی به شکل الکترونیکی، تنها از فناوری‌های جدید، برای اجرای هرچه بهتر اصول یاد شده، کمک گرفته می‌شود. بنابراین با استفاده از سیستم‌ اطلاعاتی مطمئن و امضای الکترونیکی مطمئن که بتواند یک ثبت و سابقه الکترونیکی پابرجا، مطمئن، غیرقابل انکار و تردید، مصون از هرگونه تغییر و تبدیل و قابل دسترسی، ایجاد، ذخیره و نگهداری نماید، می‌توان دست به ثبت الکترونیکی سند زده و اصول مسلم ثبت و سند رسمی را با دستاوردهای فناوری که نیاز امروز جامعه است پیوند زد.

در قسمت سند الکترونیکی مطمئن ذکر شد سیستم اطلاعاتی مطمئن باید در برابر سوء استفاده و نفوذ محفوظ باشد، از قابلیت دسترسی و تصدی صحیح برخوردار باشد، متناسب با اهمیت کاری که انجام می‌دهد پیکربندی و سازماندهی شده باشد و موافق با رویه ایمن باشد؛ پس با طراحی و پیکربندی یک سیستم اطلاعاتی مطمئن، متناسب با اهمیت ثبت رسمی سند، و به‌کارگیری آن در یک بستر امن(یک شبکه سازمانی امن)، با قابلیت دسترسی و تصدی صحیح افراد مسؤول که پس از قطعیت ثبت و صدور سند رسمی، به‌طور پیش‌گیرانه‌ای امکان هرگونه دستکاری و تغییر در ثبت و سند الکترونیکی رسمی حتی توسط افراد ایجاد کننده آن وجود نداشته باشد و بتواند صحت و تمامیت ثبت و سند را تضمین کند، ثبت الکترونیکی انجام خواهد شد. البته این مهم نیازمند اعلام معیارهای دقیق و عملگرای حقوقی توسط قانون‌گذار می‌باشد.

با توجه به اینکه سند الکترونیکی رسمی صادر شده باید به‌طور مستقل از ثبت آن، در برابر هرگونه تغییر و تحریفی محافظت شود و همچنین فقط ذینفع و اشخاص مجاز که قانوناً حق دسترسی به سند الکترونیکی رسمی را دارند بتوانند با کلید عمومی مربوطه آن‌را رمزگشایی کرده و مورد استفاده قرار دهند، به دلایل زیر استفاده از امضای الکترونیکی مطمئن برای سردفتر اسناد رسمی کافی به‌نظر می‌رسد:

1- یکی از معایب گواهی الکترونیکی این است که هر کس که سخت‌افزار حاوی داده‌های گواهی الکترونیکی را داشته باشد، با اطلاع از کلمه عبون آن می‌تواند از هویت صاحب آن در فضای مجازی و به تبع برای امضای اسناد و مدارک الکترونیکی سوء استفاده کند، از این‌رو استفاده از گواهی الکترونیکی برای تعیین هویت امضا کننده با توجه به اهمیت سند الکترونیکی رسمی روش مطمئنی نخواهد بود؛

2- استفاده از امضای الکترونیکی مطمئن برای تعیین هویت امضا کننده، نسبت به روش‌های جایگزین مانند روش‌ تشخیص هویت زیست سنجیِ مطابقت اسکن اثرانگشت، پرهزینه‌تر است؛

3- الزام مردم به دریافت گواهی‌های الکترونیکی با توجه به مدت اعتبار محدود آنها(غالباً یک ساله)، به‌ویژه برای افرادی که ممکن است در طول مدت اعتبار گواهی یک‌بار هم نیاز به صدور یک سند رسمی پیدا نکنند، موجه نخواهد بود؛ و

4- با توجه به بهره‌مندی از روش‌های مطمئن تشخیص هویتی نظیر روش‌های تشخیص هویت زیست‌سنجی و استفاده از امضای الکترونیکی مطمئنِ سردفتر برای رمزنگاری سند الکترونیکی، دلیلی برای استفاده از امضای الکترونیکی مطمئن متقاضی وجود نخواهد داشت.

ق.ن.د.ا.آ پس از تعریف سند رسمی، در بند 4-15 اقدام به تعریف دفتر ثبت الکترونیکی نموده و اعلام کرده است: «دفتر الکترونیکی خدمات دفتر اسناد رسمی عبارت است از سابقه الکترونیکی تصدیقات رسمی به ترتیب زمان وقوع، که توسط سردفتر اسناد رسمی که همان تصدیقات رسمی را انجام داده، برقرار شده است.» و در بند 2-20 درباره کیفیت و خصوصیات آن معیارهای دقیقی را مقرر داشته است: «دفتر الکترونیکی خدمات دفتر اسناد رسمی باید:

1- ایجاد، نمایش، چاپ و تهیه رونوشت مندرجات دفتر را، فقط پس از آنکه دسترسی به وسیله استفاده از رویه شناسایی دو عاملی فراهم شده باشد، اجازه دهد؛

2- پس از ورود و ذخیره تصدیق رسمی، حذف یا تغییر در محتوا یا ترتیب مندرجات دفتر توسط سردفتر یا هر شخص دیگری را اجازه ندهد؛

3- یک سیستم پشتیبانی برای تدارک یک سابقه ثانویه از خدمات دفتر اسناد رسمی، به عنوان یک اقدام احتیاطی در صورت فقدان سابقه اصلی، در محلی مناسب داشته باشد؛

4- واجد قابلیت ضبط و ذخیره کردن تصویری از یک امضای دست‌نوشته و داده‌های مرتبط با یک نوع دیگرِ روش‌های به‌رسمیت شناخته شده معین کننده هویت زیست‌سنجی، باشد؛ و

5- قابلیت چاپ گرفتن و تهیه رونوشت‌های الکترونیکی از هر ثبت که در بردارنده تصویری از امضاهای دست‌نوشته و داده‌های مرتبط با نوع دیگر انتخاب شده از روش‌های به‌رسمیت شناخته شده معین کننده هویت زیست‌سنجی باشد را داشته باشد.»

با توجه به اینکه این مقرره نسخه اصلاح شده بند 4-14 قانون نمونه سال 2002 می‌باشد و در آن ایراداتی که به لحاظ بیش از هفت سال اجرا در ایالت‌های کشور آمریکا مشخص شده بود، رفع شده است، شرایط و معیارهای در نظر گرفته شده در آن، مدل خوبی برای اجرای ثبت الکترونیکی در کشورمان می‌باشد.

اخیراً در ماده هفت از قانونی که تحت عنوان «طرح جامع حدنگار(کاداستر) کشور» در تاریخ 03/04/1393 به تصویب مجلس شورای اسلامی رسیده است و در مراحل رفع ایرادات شورای نگهبان به‌سر می‌برد، در خصوص حذف دفاتر کاغذی موجود در دفاتر اسناد رسمی و جایگزینی دفاتر الکترونیک مقرر شده: «سازمان]ثبت اسناد و املاک کشور[ مکلف است دفاتر موضوع قانون ثبت اسناد و املاک و قانون دفاتر اسناد رسمی و مقررات مرتبط با آنها را به‌صورت الکترونیک و به‌نحوی که صحت، تمامیت، اعتبار و انکارناپذیری آن تأمین شده باشد، در زیر مجموعه مرکز داده‌ها، نظام جامع و سامانه‌های مرتبط، ساماندهی و ایجاد کند. همچنین سازمان مکلف است امکان اتصال دفاتر اسناد رسمی به سامانه‌های مرتبط مذکور و بهره‌برداری از آنها را به‌نحوی که امکان ثبت برخط (آن‌لاین) اسناد و معاملات و پاسخ آنی و الکترونیک به استعلامات ثبتی ایجاد شود، فراهم کند. با ایجاد دفاتر الکترونیک مذکور، ثبت در دفاتر دست‌نویس منتفی و دفاتر الکترونیک جایگزین دفاتر موجود می‌شود.

تبصره 1- سازمان مکلف است در راستای الکترونیک کردن دفتر ثبت اسناد رسمی، به‌نحوی برنامه‌ریزی کند که دفاتر اسناد رسمی، نسخه الکترونیک پشتیبان و غیرقابل تغییر کلیه اسنادی را که به‌وسیله سردفتر از طریق سامانه الکترونیک سازمان تنظیم می‌شود، بایگانی کنند. همچنین دفاتر اسناد رسمی مکلفند از کلیه اسنادی که در سامانه الکترونیک سازمان تنظیم می‌شود نسخه‌ای چاپی با امضای شخص یا اشخاص ذیربط به عنوان پشتیبان تهیه و بایگانی کنند.»

مشابه تکالیف کلی ذکر شده در صدر این ماده در قانون برنامه پنجساله پنجم توسعه ذکر شده بود؛ ثبت الکترونیکی و صدور سند الکترونیکی رسمی نیازمند اعلام معیارهای دقیق حقوقی به مثابه معیارهای ذکر شده در قانون نمونه آمریکا است تا از این مرحله گذر کند. آن معیارها را می‌توان به‌صورت خلاصه به شکل زیر بیان کرد:

1- استفاده از رویه شناسایی دو عاملی برای دسترسی؛

2- عدم امکان حذف یا تغییر محتوا یا ترتیب مندرجات دفتر پس از تحقق ثبت؛

3- وجود سیستم پشتیبان در محلی مناسب؛

4- ذخیره تصویر امضای دست‌نوشته و داده‌های روش احراز هویت زیست سنجی؛ و

5- انعکاس تصاویر یاد شده در ذیل ثبت و همچنین اسناد و رونوشت‌ها اعم از الکترونیکی یا کاغذی.

در حال حاضر سازمان ثبت اسناد و املاک کشور بر اساس تکالیف متعدد قانونی که با آن مواجه بوده، با راه‌اندازی سامانه ثبت الکترونیکی اسناد -که طبق دستورالعمل مربوطه آن از تاریخ 26/06/1392 در دفاتر اسناد رسمی کشور به‌کار گرفته شده است- دست به تجربه ثبت الکترونیکی اسناد زده است. اگرچه مدت زیادی از راه‌اندازی رسمی این سامانه نمی‌گذرد و در ابتدای به‌کارگیری با مشکلات متعددی روبرو بود، اما به‌نظر می‌رسد که روش صحیحی را در پیش گرفته و رفته رفته می‌رود تا به اهداف خود دست یابد.

هرچند سامانه مذکور را باید یکی از طرح‌های الکترونیکی بزرگ ملی دانست که با تحقق اهداف مورد نظر در فازهای مختلف آن، می‌تواند آثار مثبتی در زمینه‌های مختلف حقوقی، اقتصادی و اجتماعی داشته باشد، اما در حال حاضر در کنار مزایای مختلف، می‌توان کاستی‌هایی برای آن بیان کرد که امید است در آینده نزدیک برطرف شود.

ذیلاً ضمن برشمردن برخی مزایای سامانه ثبت الکترونیکی اسناد، کاستی‌هایی که در حال حاضر در خصوص آن به‌نظر رسید بیان می‌شود.

الف- مزایا

1-    تنظیم و ثبت برخط اسناد به صورت متمرکز و خروج از عملکرد جزیره‌ای دفاتر اسناد رسمی؛

2-    اتصال دفاتر اسناد رسمی به سامانه الکترونیکی ثبت احوال و امکان بررسی حیات افراد و دریافت مشخصات سجلی دقیق آنها؛

3-    روزآمدسازی بانک‌های اطلاعاتی محجورین و اشخاص ممنوع‌المعامله به‌طور مستقیم توسط سازمان ثبت اسناد؛

4-    ایجاد شفافیت بیشتر در عملکرد دفاتر اسناد رسمی و امکان نظارت دقیق الکترونیکی؛

5-    امکان اصالت سنجی اسناد و اوراق صادر شده توسط سامانه و منتسب به هر دفترخانه، به‌طور مستقل و از طریق پرتال سازمان ثبت اسناد؛ و

6-    ایجاد مرکز ملی داده‌های ثبتی.

ب- کاستی‌ها

1-    سامانه ثبت الکترونیکی اسناد نیازمند وجود یک قانون خاص و دائمی است که در آن بابی تحت عنوان ثبت الکترونیکی اسناد در نظر گرفته شده و شرایط و معیارهای دقیق آن بیان شده باشد، که به نظر می‌رسد بهترین راه اصلاح قانون دفاتر اسناد رسمی می‌باشد.

2-    هرچند سامانه یاد شده در بستر شبکه خصوصی مجازی کار می‌کند، اما با توجه به عدم راه‌اندازی شبکه اینترانت ملی، برای اتصال به آن شبکه خصوصی باید از طریق بستر عمومی اینترنت اقدام نمود، که از این‌رو هرگونه کاهش سرعت و قطعی اینترنت تأثیر مستقیم بر روند خدمات‌دهی دفاتر اسناد رسمی دارد.

3-    تنها استعلام و پاسخ استعلام املاک ثبت شده به صورت الکترونیکی و آن‌هم از طریق سامانه دیگری موسوم به «سامانه مدیریت کشوری املاک» امکان‌پذیر است و تاکنون سایر دستگاه‌های ذیربط از جمله شهرداری‌ها و سازمان امور مالیاتی به این سامانه ثبت الکترونیکی اسناد متصل نگردیده‌اند، بنابراین امکان استعلام و دریافت پاسخ از آن مراجع از طریق سامانه وجود ندارد.

4-    فقط امکان ثبت الکترونیکی سند –البته همزمان با ثبت سنتی- در سامانه فراهم شده است، اما سند رسمی همچنان به صورت سنتی بر روی رسانه کاغذی چاپ و امضا و در اختیار اصحاب سند قرار می‌گیرد، بنابراین سامانه ثبت الکترونیکی اسناد، سند الکترونیکی رسمی صادر نمی‌نماید.

5-    هر چند امکان رؤیت عکس کارت ملی افراد از طریق سامانه وجود دارد، اما مشکل پُرخطر بودن احراز هویت به صورت سنتی همچنان باقیست و سامانه روش تشخیص هویت مطمئنی را برای سردفتران اسناد رسمی فراهم نکرده است.

6-    امکان درج امضای دست‌نوشته و اثر انگشت اصحاب سند در سامانه وجود ندارد.

[1] – ناصر کاتوزیان، قواعد عمومی قراردادها، جلد اول، تهران، شرکت سهامی انتشار، 1388، ص144.

[2]– Principle of Non-discrimination.

[3] – مرتضی شهبازی‌نیا، محبوبه عبدالهی، احراز اصالت در اسناد الکترونیکی، ص125.

[4] – همان، ص127.

[5]– Information System.

[6]– Secure Information System.

[7] – مرتضی شهبازی نیا و محبوبه عبدالهی، دلیل الکترونیک در نظام ادله اثبات دعوا، ص198.

[8] – بتول آهنی، انعقاد و اثبات قراردادهای الکترونیکی، پایان‌نامه دوره دکتری حقوق خصوصی، دانشکده حقوق و علوم سیاسی دانشگاه تهران، اسفند 1384، ص41.

[9] – مرتضی شهبازی نیا و محبوبه عبدالهی، دلیل الکترونیک در نظام ادله اثبات دعوا، ص197؛ به‌نقل از: خسرو مهدی‌پور عطایی، تجارت الکترونیکی، مؤسسه فرهنگی دیباگران، تهران، 1380، ص216.

[10]– French CIVIL CODE, همان.

[11] – ر.ک ص18.

[12] – مصطفی السان، نگاهی به قوانین مربوط به امضای دیجیتالی، ماهنامه کانون، شماره61، اردیبهشت و خرداد 1385، ص70.

1- در خصوص تشریفات بنیادی ثبت سنتی می‌توان به: لزوم ثبت سند و ایجاد یک سابقه مطمئن و پا برجا، لزوم حضور متقاضی ثبت نزد سردفتر اسناد رسمی و لزوم احراز هویت و اهلیت اشاره کرد.

[14]– همان، جایگاه امضای دیجیتالی در ثبت اسناد به شیوه الکترونیکی، مجله کانون، شماره 55، بی‌تا، ص57.

[15] – ر.ک ص21.